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Los participantes procedentes del extranjero pueden llegar a Mérida a través de los aeropuertos de Madrid y Sevilla. Desde Madrid existe la posibilidad de enlazar con un vuelo al Aeropuerto de Talavera la Real (a 20 km de Mérida). Desde Madrid se puede viajar también a Mérida en tren y autobús; mientras que desde Sevilla solo se puede hacer en autobús. En la III Circular, el Comité Organizador facilitará un listado de horarios de los diferentes transportes públicos.
En cuanto al alojamiento, advertir que Mérida es una ciudad cuyos restos arqueológicos están calificados como Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO, por lo que tiene una alta presencia de turistas durante todo el año, por ello se recomienda reservar pronto el alojamiento. Igualmente, se facilitará en la III Circular un listado de los distintos hoteles de la ciudad.
Las excursiones se harán con autocares contratados por la organización.
Todos los días del Congreso habrá un buffet a mediodía para todos los inscritos que será sufragado por la organización.